Era uma vez um empresário, seu contador e seu sistema ERP …

Hoje vou contar uma história trágica, porém real. Ela ocorreu em um de meus clientes que, obviamente, terá o nome preservado. Vou contar em formato de diálogo porque fica mais fácil entender qual a situação dos envolvidos e a postura de cada um deles frente aos problemas e soluções. Também não vou fornecer datas, mas ela ocorreu em um período de 8 meses do ano de 2009. Os personagens são o Empresário, o Contador, o Fornecedor do ERP e o Consultor de TI (sim, eu mesmo).

Tudo começou quando o Contador procurou o Empresário:

– Temos um problema. A Sefaz está exigindo que enviemos no arquivo do Sintegra* os registros do tipo 75 (itens de nota) de todas as notas de entrada e saída geradas de 36 meses para cá. Isso está como pendência, veja este relatório emitido diretamente do site da Sefaz….

O Empresário protestou:

– Poxa, estamos devendo todo esse tempo e só agora você me avisa!?!? Não é o seu escritório quem sempre enviou esses arquivos?

– Nós enviamos, mas não podemos fazer mais. Nosso sistema ainda não permite a entrada dos itens da nota. Só damos entrada no valor total e esse trabalho ainda é manual. Já falei com o programador e ele disse que não tem previsão porque a alteração é complexa.

– Então como vamos resolver isso?

– Nós teremos que gerar esse arquivo pelo ERP da sua empresa. Vou verificar com o fornecedor do seu ERP. Ahhh, já ia esquecendo. Em três meses seu setor será obrigado a emitir NF-e. Você também precisa estar adequado neste prazo. Vou falar com o seu fornecedor de ERP sobre isso também.

Algum tempo depois o Contador retorna:

– Verifiquei com seu fornecedor de ERP e ele disse que precisará de 200 horas de projeto para gerar os arquivos retificadores.

– Como assim?

– Não é tão simples. Precisamos ter certeza das informações que estamos enviando para a Sefaz. Precisamos ter certeza que os valores escriturados batem com os valores enviados pelo Sintegra e com os valores das notas. Qualquer falha e você entra na mira da Receita. E quanto à solução para NF-e, seu fornecedor irá cobrar R$800,00 pela instalação e mais R$200 mensais para manutenção e suporte.

O Empresário pensou revoltado:

– Vou pagar para ter de refazer um trabalho que você fazia e que meu ERP também deveria estar fazendo corretamente!!! Droga, não vou comprar brigas, eu sou refém do contador e do fornecedor de ERP mesmo …

Passou algum tempo e o Empresário digerindo o assunto teve uma idéia:

– Esse problema é mais de Tecnologia da Informação do que de contabilidade ou de obrigações fiscais. Vou pedir conselhos para um consultor de TI para ver se é mesmo necessário gastar essas 200 horas e aproveito para perguntar sobre a NF-e.

E chamou o Consultor de TI . E, então, veio o Consultor de TI.

O Empresário contou toda a situação e questionou sobre a necessidade de contratação de horas para geração dos arquivos retificadores do Sintegra e sobre a solução para NF-e.

O Consultor respondeu:

– Quanto à NF-e, podemos verificar a viabilidade da solução da Sefaz de São Paulo. Ela é gratuita e bem simples. Se você gera de 40 a 100 notas por mês, eu indicaria essa solução. Posso orientar nos passos necessários para obtenção do certificado digital, para instalação da solução e para treinamento dos seus usuários. Quanto aos arquivos do Sintegra, trata-se de um problema mais complexo e trabalhoso por ser um período muito grande de pendências envolvendo muitos dados, mas acredito que essa validação pode ser feita internamente por seus próprios funcionários. Não é necessária a contratação das horas de consultoria do fornecedor de ERP. Posso orientar todo o processo também.

– Ok. Como faremos?

– Primeiro preciso de um relatório do seu contador contendo todas as notas de entrada e saída geradas no período em questão. Também preciso de acesso a todas as notas em papel em seu arquivo. Tudo o que foi escriturado pelo seu contador, ou seja, cada nota de entrada e cada nota de saída deve estar em conformidade com os arquivos retificadores que serão enviados para a Sefaz. Também preciso de acesso ao sistema e do suporte do seu fornecedor de ERP e de um funcionário do departamento financeiro que receba minhas orientações para essa atividade.

– Ok. Vamos fazer isso. Se essa atividade ficar sob minha responsabilidade, pelo menos posso garantir que ela será realizada corretamente. O funcionário Joãozinho te acompanhará nessa atividade.

E algum tempo passou. O Consultor de TI contatou o Contador e o Fornecedor de ERP e encontrou alguma relutância, afinal eram eles que deveriam estar faturando esse serviço. Foram passadas orientações para que o Joãozinho pudesse realizar a atividade, mas ocorreram diversos problemas e o Consultor de TI retornou:

– O sistema do seu contador, apesar de ainda não contemplar os itens da nota, é mais confiável quanto aos valores, afinal esses valores são simplesmente copiados por digitação das próprias notas. Se houver algum erro, será de digitação. Felizmente você possui os arquivos dos movimentos mensais bem organizados e todas as notas de entrada e de saída foram encontradas. Quanto ao seu ERP temos um grande problema.

– O que acontece?

– Antes de enviar o arquivo retificador, precisamos validá-lo com um programa fornecido pela própria Sefaz. Encontrei muitas inconsistências e um problema grave que provavelmente está afetando todos os clientes do seu fornecedor ERP.

E o Consultor de TI continuou com o Empresário:

– Existem diversas inconsistências na validação dos arquivos gerados pelo seu ERP. Por exemplo, ele não validava a entrada do campo CNPJ para clientes ou fornecedores antigos, então precisamos retornar ao cadastro de todos eles e corrigir essa informação. O mesmo acontece para outros campos. Esse erro ocorre devido a uma falha técnica do seu sistema e deveria ser corrijido sem custo, afinal você paga mensalmente a taxa de suporte. Mas recomendo que seu pessoal mesmo corrija, apenas como garantia.

– Ok.

– Tem mais um problema, o maior. No arquivo enviado devem constar notas de entrada e de saída, ou notas próprias ou de terceiros. O sistema da Receita diferencia isso por um “T” ou por um “P” em um campo. O problema é que o seu ERP gera todas as notas com um “P”, ou seja, é como se não existissem notas de entrada na sua empresa e todas elas passassem a ser notas de saída. Isso é grave, considerando que todos os clientes do seu fornecedor ERP devem estar com o mesmo problema e que duvido que ele esteja com disposição para colocá-los a par e utilizar recursos para corrigir e gerar novamente todos os arquivos enviados até hoje. O que mais me deixa surpreso é como isso passou desapercebido até hoje!!! Vou pedir que eles corrijam e depois geraremos novamente os arquivos.

– O problema é que as minhas informações estão no sistema deles, senão já tinha escolhido outro fornecedor.

– Também existem técnicas para se trocar de sistemas. Nós chamamos isso de migração. O ideal é que você escolha criteriosamente um fornecedor logo no início para evitar esses trantornos, mas os problemas vêm com o tempo e a empresa vira refém do fornecedor de sistemas por não ter informação especializada.

Algum tempo depois os arquivos retificadores com todas as informações corretas foram gerados e enviados para a Sefaz. O Empresário continuou refém do Fornecedor de ERP e do Contador, porém agora sabia que tinha uma opção.

Moral da história:

1) trate os assuntos de maneira correta, nunca dependa do seu contador ou do seu fornecedor de ERP para atividades que envolvam “caixa 2″. A empresa é responsável por toda a prestação de contas por um período de 5 anos e o cerco está fechando com as iniciativas da NF-e e SPED. Portanto, corrija agora suas informações, aponte seus estoques com precisão, faça notas para tudo que vender e peça notas de tudo que comprar. Em um futuro não tão distante não serão os fiscais que apontarão falhas, serão os computadores da Receita Federal. Esteja preparado, durma sem peso na consciência.

2) se tem dores de dente, vá ao dentista. Se quer saber como pagar menos impostos, seu contador deveria ajudar. Se quer escolher a melhor solução de TI, contrate um especialista para ajudá-lo, não deixe que outra pessoa escolha por você. Essa é uma decisão bastante séria e você pode poupar-se de muitos problemas e frustações no futuro.

* Sintegra – arquivo enviado mensalmente por empresas que possuem sistemas de informações às Sefazes dos seus estados contendo principalmente dados de notas fiscais de entrada e saída e posições de estoque.

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